Use Cases & Funktionen
So setzen unsere Kunden ECM-ZONE ein
Wichtige Use Cases im Detail
Rechnungsprozess
ECM-ZONE bietet eine effektive Verwaltung von Buchhaltungsdokumenten, einschließlich Lieferantenrechnungen, und unterstützt die Geschäftsprozesse des Unternehmens durch die Integration mit dem SAP-System oder anderen Anwendungen.
ECM-ZONE ermöglicht die Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen (Scan, E-Mail, PDF-Datei, usw.). Dank des Einsatzes von OCR-Lösungen ist es möglich, Dokumente vollautomatisch in das System einzugeben.
Der Rechnungsprozess ist oft einer der komplexesten Prozesse in einer Organisation. Seine Optimierung mit ECM-ZONE führt rasch zu mehr Produktivität und geringeren Verwaltungskosten.
- Inhaltliche Prüfung und mehrstufige Freigabe von Rechnungen und Dokumenten auf Basis von Entscheidungstabellen
- Vorab- oder Vollkontierung von Buchhaltungsbelegen
- Automatische Erstellung von Buchhaltungsbelegen oder Vollbuchung im ERP-System
- Anpassung des Prozesses an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens durch einen grafischen Modellierer in BPMN 2.0 (View Builder)
- Identifizierung von Engpässen im Prozess dank eines umfangreichen Berichtswesens
- Integration mit dem SAP-Finanz- und Buchhaltungssystem (ERP/ECC, S/4HANA); optional mit anderen Systemen
Verträge und Dokumente mit Geschäftspartnern
Mit ECM-ZONE optimieren Sie die Verwaltung von Kooperationsdokumenten mit Geschäftspartnern (Verträge, Bestellungen usw.).
Dabei können Anwender auf Wunsch eine bereits funktionierende Lösung selbst modifizieren, ohne dass Sie kodieren müssen (Low-Code-Ansatz).
Die wichtigsten Funktionen:
- Digitalisierung von Dokumenten, die in Papierform geliefert werden - Scannen von Verträgen mit einem leistungsfähigen OCR-Modul
- Import elektronischer Dokumente: Laden von Dateien, die z. B. per E-Mail, Webportal usw. an das System geliefert werden.
- Vertragsvorbereitung: Verträge in MS Word unter Verwendung von Vorlagen bearbeiten; Unterstützung bei der Prüfung und Genehmigung von Dokumenten
- Digitale Unterschrift: Vorbereitung eines Vertrags für die Unterschrift; Erstellung einer schreibgeschützten Version (PDF-Format); Unterschriftsunterstützung mit einer qualifizierten Signatur - eine sichere Lösung ohne Speicherung des Zertifikats auf einem Server oder in der Cloud.
- Dokumentenarchivierung: Übertragung von Dokumenten in ein digitales Repository (elektronisches Vertragsarchiv z.B. in SAP Content Server); Verwaltung des sicheren Zugriffs auf Verträge; effiziente Dokumentensuchmaschine
- Integration mit SAP oder andere Systeme
Digitale Personalakte
Erstellen, speichern und bearbeiten Sie Personalakten in Form von digitalen Dokumenten, und zwar in Integration mit Ihrem HR-System (z.B. SAP, SuccessFactors).
ECM-ZONE ermöglicht es HR-Mitarbeiter:innen, digitale Personalakten zu erstellen, zu aktualisieren und zu durchsuchen, indem sie elektronische Dokumente und Scans den entsprechenden Dokumententypen zuordnen, die in speziellen Bereichen der elektronischen Personalakten abgelegt werden.
- Die Lösung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen bzgl. der Speicherung von Mitarbeiterdaten.
- Automatische Löschung von Dokumenten und Aufbewahrung: Möglichkeit der automatischen Löschung bestimmter Dokumententypen und ganzer Akten nach einem bestimmten Zeitraum.
- Unterstützung für mehrere Buchungskreise in einer Anwendung: Personalverantwortliche können auf die Daten aller Unternehmen zugreifen oder einem bestimmten Buchungskreis zugewiesen werden.
- Export von Daten in eine ZIP-Datei, z.B. mit PDF-Scans und XML-Datendateien
- Laden von Dokumenten in einzelne Abschnitte mit Verfallsdatum entweder über einen internen Workflow oder über eine REST-API für externe Anwendungen, z. B. OCR-Systeme.
- Speicherung von elektronisch signierten Dokumenten in externen Anwendungen (z.B. DocuSign)
- Generierung von Benachrichtigungen entsprechend der für jede Dokumentenart definierten Frist und Empfänger (z.B. Benachrichtigungen über den bevorstehenden Termin von periodischen Prüfungen, obligatorischen Schulungen oder das Ende des Vertrags)
- Verwaltung von Berechtigungen und Zugängen: In der Anwendung können Sie den einzelnen Systembenutzern entsprechende Berechtigungen zuweisen: Führungskräften, Mitarbeitern der Personalabteilung und anderen Mitarbeitern